Сайт об организации
и нормировании труда

Нормирование труда
  • нормирование труда
  • нормирование труда
  • оптимизация численности
  • webformyself

Фотография рабочего дня кадровика(2012-06-13)
Рубрика:Галерея

Всем привет!

Как и обещал, публикую пример проведенных исследований методом фотографии рабочего дня. Наблюдения проводились без предварительной подготовки, в течение одного рабочего дня. Во время наблюдений был проведен хронометраж некоторых работ, но поскольку объем зафиксированных затрат получился небольшим, расчет нормативов не производился.
Отчет публикую «как есть». К отчету прилагается таблица со сводным балансом рабочего времени специалиста по кадровой работе. Данная работа показывает, мощность метода «фотографии рабочего дня». Всего один день, а информации на полгода работы!

Анализ загруженности рабочего дня
ведущего специалиста по кадровой работе

В отделе труда и заработной платы Управления по работе с персоналом 22.11.2006 года были проведены фотохронометражные наблюдения за работой ведущего специалиста по кадровой работе.

Цель работы:определение фактической загруженности рабочего дня специалиста по кадровой работе.

Общая часть

График работы специалиста по кадровой работе прерывный односменный с двумя выходными днями. Продолжительность рабочей смены 8 часов. Перерыв на прием пищи 1 час. Так как время на прием пищи не регламентировано в течение смены, за общую продолжительность смены будем считать период с 9:00 до 18:00 (9 часов или 540 минут).

Анализ результатов наблюдений

Загруженность рабочего дня специалиста по кадровой работе в смену наблюдений (см. таблицу №1. Фотография рабочего дня кадровика) составила 90,0 % от времени смены (Тсм), в том числе:

подготовительно-заключительная работа (подготовка к работе, включение компьютера, осуществление входа во внутреннюю сеть) – 0,9 % от Тсм;
оперативная работа – 87,6 % от Тсм, в том числе:
— оформление перевода сотрудника – 13,8 % от Тсм;
— оформление табеля учета рабочего времени – 4,2 % от Тсм;
— консультация посетителя – 0,4 % от Тсм;
— копирование документов – 0,6 % от Тсм;
— оформление отпуска за свой счет – 6,5 % от Тсм;
— оформление больничного листа – 35,7 % от Тсм;
— оформление очередного отпуска – 10,4 % от Тсм;
— подготовка приказа о поощрении сотрудника – 0,4 % от Тсм;
— работа с базой «Консультант» – 3,3 % от Тсм;
— переход в бухгалтерию за документами – 0,6 % от Тсм;
— прием заявки на оформление пропуска – 0,2 % от Тсм;
— служебный разговор – 5,2 % от Тсм;
— телефонный разговор – 6,3 % от Тсм.;
непроизводительная работа (поиск ранее переданного приказа для бухгалтерии) – 1,5 % от Тсм

Перерывы в работе составили 10,0 % от Тсм, в том числе:

зависящие от исполнителя – 9,6 % от Тсм, в том числе:

— перерыв для приема пищи – 6,1 % от Тсм;

— отдых и личные надобности – 3,5 % от Тсм.

не зависящие от исполнителя (перезагрузка компьютера) – 0,4 % от Тсм.

За смену наблюдений удалось зафиксировать полностью выполненные следующие виды работ:

— оформление очередного отпуска – 5 отпусков;

— оформление больничного листа – 9 листов;

— оформление отпуска за свой счет – 8 отпусков;
— подготовка приказа о поощрении – 1 приказ.

Среднее время на выполнение каждого вида работ составило:

— оформление очередного отпуска – 11,2 чел.мин.

— оформление больничного листа – 21,4 чел.мин.
— оформление отпуска за свой счет – 4,3 чел.мин.
— подготовка приказа о поощрении – 2 чел.мин.

Рассмотрим работу по оформлению больничного листа. В этот вид работы вошли такие операции как:

— получение больничного листа (либо по почте, либо непосредственно от работника);
— проверка больничного листа на правильность заполнения;
— ввод данных в информационные базы;
— расчет непрерывного стажа (вручную);
— записи в больничном листе;
— подготовка и распечатка индивидуального табеля.

Был проведен хронометраж операции «расчет непрерывного стажа». Среднее время на выполнение этой операции составило 6,2 минуты или 28,9 % от общей длительности работы по оформлению больничного листа. Выполнить эту операцию силами автоматизированной программы невозможно, т.к. по каким-то причинам программа считает стаж неправильно. Из этого следует, что автоматизированная программа по учету персонала не выполняет в полном объеме свои функции, что приводит к потерям оперативного времени специалиста по кадровой работе. Только по одному этому виду работ (оформление больничного листа) в смену наблюдений было потеряно 6,2×9 = 55,8 чел.минут.

Операция «расчет непрерывного стажа» также есть и в других видах работ. Например, работы по оформлению очередного отпуска и отпуска по беременности и родам.

Также следует отметить, что в связи с переходом на новую информационную систему все работы производятся одновременно в двух системах, старой и новой. Во многих случаях в новой системе нет личных данных о работниках, т.е. перед выполнением какой-либо работы предварительно вносятся личные данные о работнике. Если выделить одного работника с параллельного подразделения сроком на две-три недели для внесения в новую информационную систему личных данных работников, то впоследствии это также позволит снизить трудозатраты специалистов по кадровой работе.

Составим нормальный баланс рабочего времени.

Тсм = Тпз + Топ + Тотлн   где,

Тпз – проектируемое время на подготовительно-заключительную работу (Тпз =  6 минут или 1,1 % от Тсм);

Тотлн – проектируемое время на отдых и личные надобности (Тотлн = 70 минут или 12,9 % от Тсм). Время на отдых и личные надобности состоит из времени на прием пищи 60 минут и двух перерывов для отдыха по 5 минут каждый. Первый перерыв после первых двух часов работы и второй перерыв через два часа после обеденного перерыва.

Таким образом, время на оперативную работу (Топ) составит 464 минуты или 85,9 % от Тсм, а нормальная загруженность рабочего дня составит 85,9 % + 1,1 % = 87,0 % от Тсм.

Высокая загруженность рабочего дня специалиста по кадровой работе в смену наблюдений объясняется в основном снижением времени отведенного для приема пищи (обед) на 27 минут или 5,0 % от Тсм.

Выводы и предложения

1. Загруженность рабочего дня специалиста по кадровой работе в смену наблюдений составила 90,0 % от Тсм и превышает нормальную загруженность на 3 % от Тсм в основном за счет снижения времени на прием пищи (33 минуты фактически против 60 минут нормативного).

2. Разработка алгоритма расчета непрерывного стажа и его внедрение в информационную систему учета кадров позволит дополнительно высвободить до 55 минут оперативного времени каждого работника.

3. Выделение дополнительного работника на небольшой период времени для внесения личных данных сотрудников в информационную базу также позволит высвободить дополнительно оперативное время специалистов кадровой службы.

4. В структуру рабочего дня кадровой службы внести два дополнительных перерыва для отдыха и личных надобностей продолжительностью по 5 минут. Первый перерыв через два часа после начала смены, второй перерыв через два часа после перерыва на обед. Прием и консультации сотрудников рекомендуется проводить до перерыва на прием пищи, а после выполнять работу по внесению и обработке полученной информации.

А.В. Кокоткин

Пожалуйста, оцените эту статью
Отстой!Плохо!Посредственно!Нормалек!Отлично! (6 оценок, в среднем: 4,83 из 5)
Загрузка...



60 комментариев на «“Фотография рабочего дня кадровика”»

  1. СергейК:

    Доброго дня. Расскажите если не затруднит Вас, откуда инфа? Более полного я еще не встречал. Воспользовался.Спасибо
    ___

    • Нормировщик:

      Сергей, добрый день! 90 % собственного сочинения. С 1999 года работаю в области организации и нормирования труда. Материала накопилось много. Вот теперь делюсь. Рад, что вы нашли для себя что-то интересное! Предлагаю обменяться ссылками.

  2. Екатерина:

    Здравствуйте! А у Вас по фрезеровщикам нет материала для фотографии рабочего дня? Спасибо

  3. Александр:

    Здравствуйте! А результаты фотографии рабочего времени руководителя отдела кадров у вас случайно нигде не завалялись?

    • Нормировщик:

      Добрый день! Именно руководителя? Тогда нет! А почему именно руководителя? Последний тренд показывает, что руководители не входят в число рассчитанных сотрудников. Он дается сверху нормативной численности.

  4. Александр:

    Большое спасибо что ответили! Информация нужна для дипломного проэкта, по специалисту фотография есть , а по руководителю нет. А без этих данных я не могу составить Комплексный баланс затрат времени .

    • Нормировщик:

      Примерно это выглядит так:
      1. Планерка 09:00 — 09:34
      2. Работа с почтой (элетронная, документы) — 09:34 — 10:47
      3. Совещание — 19:47 — 13:07
      4. Прием пищи — 13:07 — 13:52
      5. Служебный разговор — 13:52 — 14:12
      6. Получение «кренделей» — 14:12 — 15:15
      7. Перекур — 15:15 — 15:30
      8. Раздача «кренделей» — 15:30 — 16:04
      9. Перекур — 16:04 — 16:20
      10. РАБОТАААААА!!!! — 16:20 — …….
      🙂 🙂 🙂
      Если серьезно, то начальник отдела кадров на 50 % загружен операционнкой, а на остальные 50 — совещания, руководство и т.д.

  5. Александр:

    Большое спасибо! Попробую что-нибудь из этого сочинить,

  6. Юлия:

    помогите составить фотографию рабочего дня повара в общеобразовательной школе

  7. Наталья:

    Подскажите пожалуйста или помогите составить Фотографию рабочего дня табельщика строительной организации. Спасибо.

    • Наталья, здравствуйте!
      Табельщик в смысле ведет табельный учет? Тогда ничего сложного нет. Проводите фотографию рабочего дня (самофотогорафию) и получаете загруженность.
      В чем нужна помощь?

  8. Татьяна:

    Здравствуйте!а увас фотография рабочего дня для шеф-повора нет случайно или для бухгалтера!очень помощь нужна!!!!!

    • Здравствуйте! Шеф-повара — нет, а вот по бухгалтерам есть. Но ведь, бухгалтер бухгалтеру рознь. Что конкретно вам нужно?

      • Татьяна:

        мне главного бухгалтера ресторана

        • Татьяна, добрый день! С ресторанным бизнесом связан не был, но предполагаю, что загруженость бухгалтера мало, чем отличается от обычного бухгалтера (если ваш бухгалтер, конечно, не выполняет еще кучу всяких заданий).
          Приблизительно это может выглядеть так:
          Подготовительно-заключительная работа — 1,3 % от Тсм;
          Основная — 63,8 % от Тсм;
          Неосновная — 5,4 % от Тсм;
          Общая — 17,6 % от Тсм.
          Перерывы — 11,9 % от Тсм.
          Пример взят из реально проведенных наблюдений. Общая работа — работа, которую нет смысла нормировать.
          Конкретно нормативы на работы, выполняемый вашим бухгалтером, нужно разрабатывать самостоятельно. Если будете рассчитывать численность, нужно учитывать, что у бухгалтеров есть ярко выраженные пики в работе (ежемесячные, ежеквартальные и годовой отчеты). На эту работу нужно отдельно планировать рабочее время.

          Возможно, кто-то из читателей блога вам сможет помочь. Ау, коллеги, нужна консультация!!!

  9. Марина:

    добрый вечер!подскажите пожалуйста, приходилось Вам лично или встречались хоть где-нибудь примеры ФРД для служащих отдела или хотя бы сотрудников офиса, когда нет четких нормативов выполнения работ (). и в чем может заключаться анализ ФРД(для всего отдела), если потери минимальны!

  10. Татьяна:

    Добрый день.
    Какой должен быть стаж у работника в должности, которому проводят фотографию рабочего дня?

    • Здравствуйте!
      Де-юре — стаж не играет никакой роли. Де-факто — нет смысла наблюдать за сотрудником, которые не может выполнять свои обязанности полноценно.
      Решение принимается индивидуально.

  11. Татьяна:

    Спасибо!

  12. Юлия:

    Доброго времени суток! Не можете ли Вы помочь составить фотографию рабочего дня главного бухгалтера с.-х. предприятия? А то была на практике, а фотографию провести забыла, а отчёт сдавать надо…

    • Юлия, добрый день! А в чем затруднения? Вы же знаете какие функции выполняет бухгалтер, поставьте их по какому-нибудь порядку и определите время окончания. Не забудьте про обеденные перерыв, ну и пару раз по 10 минут перерывы на личные надобности. Вот вам и фотография рабочего дня бухгалтера. Вам же не обязательно реальную фотографию. Так будет быстрее! Ну а если надо, чтобы все было по-честному, тогда надо поискать в закромах.

  13. Ксения:

    Здравствуйте, Александр! С огромным интересом прочитала ваши статьи по фотографии рабочего дня. В планах нашей компании провести подобное исследование с целью оптимизировать штатное расписание магазинов и затраты на линейный персонал, в связи с чем я хотела задать пару вопросов. В сети 37 магазинов, сильно отличающихся по площади, товарообороту, выручке. Стоит ли делать ФРД по всем магазинам или можно ограничиться несколькими?
    Буду очень признательна за ответ .

    • Ксения, добрый день! Немного скорректировал ваш комментарий. Корректировку лучше направлять в почту http://normirovanie-truda.ru/ob-avtore/.
      Для начала предлагаю вам провести анализ факторов, влияющих на численность персонала. Построить уравнение зависимости. А потом уже переходить к ФРД. Думаю, проводить ФРД во всех магазинах нет смысла. Но это только после того, как проведете предварительный анализ процессов на предмет стандартизации.

  14. Светлана:

    Добрый вечер! Подскажите, пожалуйста, нет ли у Вас фотографии рабочего времени начальника отдела муниципального заказа администрации города. Спасибо за ответ. Отдел работает по федеральному закону 44-фз.

    • Светлана, добрый день!
      Таких исследований я не проводил. Попробуйте провести самостоятельно, а я вам методологическую поддержку предоставлю.

  15. Светлана:

    Добрый день!
    Я составила примерную фотографию рабочего дня начальника отдела муниципального заказа администрации города. Помогите, пожалуйста, с расчетом. Куда направить документ?
    Заранее спасибо.

  16. лиана:

    Здравствуйте, скажите, пожалуйста, а на основании результатов фотографии рабочего дня можно ли сократить численность работников и как правильнее сделать это? спасибо

    • Лиана, добрый день!
      Если задаться такой целью, то можно. Только процесс этот небыстрый.
      Проводите фотографию, на ее основании разрабатываете нормы, утверждаете нормы (с учетом мнения профсоюзов), раасчитываете необходимую численность персонала, уведомляете о вводе норм в действие за 2 месяца, ну а потом, самое страшное, сокращаете. К этому всему нужно добавить обязательные кадровые процедуры по сокращению.
      Вот, как-то так!

      • Антон:

        процесс действительно не быстрый. А если на основании нескольких ФРД мы, допустим, увидели простои. И норм времени нет и не будет, вследствие не формализованной специфики труда. Может ли Баланс Рабочего Времени или акт о проведенных наблюдениях являться одним из оснований для сокращения?

        • Точно ответить на могу, но сильно сомневаюсь, что баланс рабочего времени, пусть даже и с актом, может послужить основанием для сокращения. Дело в том, что само понятие «баланс рабочего времени» в нашем законодательстве не закреплено. Т.е. сократить-то можно, но если дело дойдет до суда, то скорей всего компанией оно будет проиграно.
          Хотя, я все-таки не юрист, и могу ошибаться.

          • Антон:

            да, баланс рабочего времени это скорее итог наблюдений (сводная таблица), но это инструмент, который покажет «где тонко». Возможно упала производственная нагрузка и вот это уже какое-никакое обоснование.

          • Здесь согласен полностью!

  17. Дмитрий:

    Несколько ошибок нашел в статье:
    1)оформление очередного отпуска – 11,2 чел.мин.
    Надо писать мин/чел.
    2) не «проектируемое время», а «проектное время»

    И почему проектируемое время на подготовительно-заключительную работу именно 6 минут ?

    • Дмитрий, почему же ошибок?!
      «Несколько ошибок нашел в статье:
      1)оформление очередного отпуска – 11,2 чел.мин.
      Надо писать мин/чел.»

      Норма времени всегда измерялась в человеко-минутах, а не в минутах на человека. Формула расчета нормы времени Твр=Тпз+Топ+Тотлн+Тобс. Где же здесь деление? Более того, если у вас в трудовом процессе участвуют несколько человек, то норма должна измеряться именно в чел.минутах.
      «2) не «проектируемое время», а «проектное время»»
      Вы можете употреблять «проектное». Я буду употреблять «проектируемое».

      «И почему проектируемое время на подготовительно-заключительную работу именно 6 минут ?»
      Когда-то давно в советское время были разработаны нормы на подготовительно-заключительноре время в зависимости от вида деятельности. Для офисных сотрудников данная норма составляла 6 мин.

  18. Дмитрий:

    Может я что-то не понимаю?
    операция «оформление очередного отпуска» заняла 56 мин. За это время оформлено 5 отпусков.
    56мин./5 чел. = 11,2 мин./чел. Чел. — это человек, которому оформили отпуск.

    • Нет! На один отпуск. Понятно, что скорей всего, один человек — один отпуск. Но, теоретически, возможна такая ситауция, что работник будет оформлят сразу несколько отпусков. В принципе, норма времени на работу «оформление 1-го отпуска» занимает 11,2 человеко-минуты. Мне кажется, что вам нужно попробовать использовать нормы для оплаты труда и тогда у вам сразу станет все понятно, почему норму измеряют в чел.мин.

    • Антон:

      Дмитрий, по моему вы придираетесь. ЗАЧЕМ?

      • Дмитрий:

        Автор делит минуты на «человеков» и называет это человеко-минутами. И я еще и придираюсь???

  19. Дмитрий:

    оформление отпуска за свой счет – 4,3 чел.мин.
    как это получилось?
    35/8=4,375 мин.

  20. ИГОРЬ:

    день добрый! а есть ли у Вас пример фотографии рабочего дня ЗАВХОЗА медицинской организации? все сайты пересмотрел и нигде не нашел…. вообщем дефицит какой то …

    • Игорь, здравствуйте! К сожалению, вынужден вас огорчить.
      У меня также нет примера фотографии рабочего дня завхоза медицинской организации.
      Может что-то другое подойдет?

  21. нурлан:

    Добрый день! я недавно устроился на работу по должности специалист службы безопасности — юрист. В мои обязанности входит: разработка, внедрение, экспертиза документов, а так же по линии СБ предотвращение угроз, правонарушении, путем изучения работников, слежения по видеонаблюдению и т.п. Руководство просит, чтобы я им показал фотографию рабочего дня, а у меня не получается. Может у Вас, что то для меня будет? Спасибо!

    • Нурлан, добрый день! К сожалению, заполненной карточки фотоучета на вашу позицию у меня нет. Но, я могу вам помочь в ее составлении. Вам необходимо сделать таблицу в Excel и заполнять ее в течение всего рабочего дня. В таблице должно быть несколько столбцов: № п/п, наименование операции, время окончания, объем работы и примечание. Сверху таблицы сделайте заголовок «Фотография рабочего дня (ваша должность)». Укажите дату проведения исследований, время начала и окончания рабочей смены. И вперед! В столбце «наименование операции» вставляйте ваши обязанности. Закончили выполнять какую-либо операцию, вставьте время окончания. Если результатом выполнения операции является какой-то продукт (кол-во документов, кол-во экспертиз и т.д.), то обязательно проставляйте в столце «Объем работы» эти данные. Если у вас просто наблюдения через камеры слежения, то указываете время окончания операций. Все просто.
      Если хотите, я могу провести предварительную экспертизу заполненной карточки. Вам нужно будет направить ее мне на адрес normirovanie-truda@yandex.ru
      Забыл сказать, пример карточки фотоучета вы можете посмотреть здесь

  22. Приветствую всех.

    Вот интересно, а что может дать ФРД любого работника сторонней организации?! ФРД для того и проводится на конкретном рабочем месте что бы выявить конкретный процесс работы и потери раб-го времени за установленное время

    • Вячеслав, добрый день! Как минимум ФРД сотрудника другой организации может пригодиться в сравнительном анализе со своими сотрудниками. А если еще и процессы одинаковы, тогда это просто находка для нормировщика.

  23. Александр, а поднять пятую точку от стула и собрать визы по подготовленному приказу в обязанности кадровика не входит?

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

  • Подписка на обновления

    Введите свой e-mail: