Всем привет! Наконец-то наступила пятница! Как же я рад этому. Для меня пятница самый лучший день в неделе. И знаете почему?! Да потому, что впереди ДВА выходных дня! Сон! Сон! Сон!
Сегодня мне бы хотелось рассказать вам о не совсем обычном методе нормирования численности персонала – графики. Почему необычный? Ну, конечно, надо сказать, что необычный он для меня. Уверен, что многие из вас активно этим пользуются и поправят меня, если надо. А необычный он потому, что в численность персонала оказалась фактором, задающим требования к входным данным, а не наоборот, как это обычно бывает.
Приступим! Поступила задача – разобраться с подразделением, в котором в последнее время очень много конфликтов по графикам работы. Точнее, на имя руководителя компании поступила бумага с жалобой о несправедливом распределении работы и установлении режимов труда. Я был одним из членов группы, которой было поручено разобраться с этой бумагой. Не буду рассказывать вам про внутренние отношения между сотрудниками, про организацию труда в подразделении. Расскажу вам про блок, который выполнил я.
Подразделение, выполняет функции по сбору и консолидации ежедневной отчетности сетевых подразделений. Консолидированная отчетность отправляется в контролирующий орган. Не могу полностью привести описание функций, поскольку это относится к внутренним процессам компании и разглашать их я не имею права.
География сетевых подразделений очень обширна. И поскольку разница во времени доходит до 8 часов, подразделение работает круглосуточно. Консолидированная отчетность должна отправляться ежедневно в конце рабочего дня, и пока получатель (контролирующий орган) не примет ее, буквально пока не скажет «Ок! Принято!», то рабочий день сотрудников не заканчивается, что означает, что дневная смена длиться «до упора». В том числе и пятница! Суббота и воскресение – выходные.
Далее, требования к численности: в дневную смену необходимо наличие минимум 3 работников, в ночную достаточно одного.
В настоящее время штатное расписание подразделения включает в себя 9 штатных единиц, в том числе 1 штатная единица – руководитель.
В компании централизованно утвержденных режимов работы не существует. Каждое подразделение разрабатывает свой график и утверждает его у своего руководителя. Графики разрабатываются с учетом месячной нормы времени и пожеланий работников.
Мною был получен график работы на январь 2015 года. Привожу его вам.
Что можно сказать? Симбиоз сменного графика и дневного режима, на мой взгляд, не самым лучшим образом отражается на работниках. Тем более, четкой логики чередования графиков не прослеживается, а это означает, что скорей всего, основным фактором выхода сотрудника является выполнение месячной нормы. Я бы не согласился на такой график. Я люблю стабильность. Я же нормировщик! Хотя нет, я не просто нормировщик, а специалист по нормированию труда! 🙂
И вот я приступил к разработке нового графика. Наверняка, каждый из вас, уже догадался, что без сменного графика здесь не обойтись. Я ровно так и поступил. Первое, что мне пришло в голову, это «железнодорожный» график, т.е. непрерывный, 4-х бригадный, с продолжительностью рабочей смены 12-часов. По этому графику я пустил 4 сотрудников подразделения. Данным графиком я перекрыл требования по круглосуточной работе подразделения и необходимой численности в ночную смену.
Остались требования по численности персонала и увеличенной продолжительности дневной смены. Под выполнение этих требований у меня оставалось 4 сотрудника. Я подумал-подумал и решил пустить их по графику 5-й бригады. В металлургии, где я работал раньше, этим графиков обозначался прерывный, 1-бригадный, с продолжительностью рабочей смены 9 часов, с перерывом на прием пищи и двумя выходными днями. Для большинства из нас это самый обычный график – пятидневка.
Я созвонился с руководителем этого подразделения и проговорил с ним все нюансы данного требования и выяснил, что в 99% до 24:00 вся отчетность отправляется и принимается. Поэтому мне оставалось только разбить 4 оставшихся сотрудников на 2 части и пустить их со сдвигом в 8 часов.
Вот что у меня получилось в итоге.
После разработки графиков были рассчитаны проектные данные по месячному балансу рабочего времени каждого сотрудника и выполнен сравнительный анализ с нормой рабочего времени за каждый месяц. Получили небольшие недоработки. Это значит, что будет экономия ФОТ, но риск ухода сотрудников возрастает, чего не хотелось бы. Но зато у сотрудников появилась возможность планировать свое личное время, поскольку они знают заранее, когда и них смена и когда выходной. Это плюс.
Конечно, следующим этапом был расчет экономии ФОТ и рассмотрение вопроса перехода на суммированный учет рабочего времени. Заручившись поддержкой руководства и бухгалтерии, я начал двигаться дальше. При внимательном рассмотрении 12-часового графика, можно заметить, что один сотрудник лишний. Я решил просчитать свое предположение и прикинуть новый график с тремя сотрудниками.
Итог оценивать вам.
Расчет показал, что при небольшом перевыполнении нормы 36, 40 и 47 часов в год и оплатой в двойном размере, годовая экономия превысила 1 млн.рублей. Конечно, это произошло в основном за счет снижения численности на 1 единицу.
Что же интересного в этом проекте? Обычно когда на входе у вас существуют требования в виде времени работы, оперативного наличия сотрудников на местах и т.д. применяют так называемый метод расстановочного штата. Обычно, это дежурные службы, водители, конвейер. Здесь вроде бы ничего похожего нет, тем не менее, в основе расчета, тот же метод. Но! Если грамотно подбирать или разрабатывать новые графики, то можно изменить норму, которую дает расстановка. Вот такое вот нормирование труда!
P.S. На форуме новая тема «Нормирование с нуля«. Подключайтесь!
Приветствую.
Я что-то не до понял, в конечном итоге сократили 5 чел. или одного? Если одного, то чем заняты оставшиеся 4 чел., на 5-дневке сидят?
Вот к чему приводит спешка. Торопился!
Вячеслав, добрый день! В итоге снижение численности составило 1 единицу. 3 сотрудников пустили по 12-ти часовому графику, а 4 по 8-ми часовому.
надо бы переделать статью.
ясно, если досконально изучить рабочий день данного подразделения, думаю численность подразделения может сократиться до 5+1, 4 человека в графике и один на подмене и тогда переработок ни у кого не будет)
Возможно! Хотя есть требование минимум 3 человека в дневную смену.
Александр, еще такой вопрос: В табеле учета рабочего времени (ТУРВ) вы тоже расписываете одну смену по дням? если да, то как вы выводите дни отдыха по каждому работнику в ТУРВ?
Вячеслав, добрый день! Наверно, я не совсем понял вопрос. Просто считаю количество выходных. Это если в привязке к моему посту.
Если в приницпе, то на самом деле я не веду табель. Это делают кадровики и у них, если я не ошибаюсь, все автоматизированно.
Может кому пригодится, там есть файл для скачивания и автор разрешает пользоваться им))
http://perfect-excel.ru/publ/excel/uslovnoe_formatirovanie/shablon_posmennogo_grafika_raboty/4-1-0-79